The Future of Management Systems: A Case Study at GKN Aerospace Sweden AB, with Focus on user Needs and Requirements

Abstract: I dagens företagsklimat, med en allt mer globaliserad marknad, har kvalitet blivit ett viktigt led i att vara konkurrenskraftig. Ett av de mest effektiva sätten för ett företag att förbättra kvaliteten på sina produkter och tjänster är genom att arbeta med ständiga förbättringar. Ett verksamhetsledningssystem kan ingå som en del i detta, då det används för att kommunicera en uppsättning standarder och rutiner till de anställda. För att göra denna kommunikation effektiv, bör användarna av systemet snabbt och enkelt kunna hitta den information som berör dem och deras arbetsuppgifter. Därför är det viktigt att tänka på användarvänligheten hos ett verksamhetsledningssystem.

Många organisationer som har implementerat ett verksamhetsledningssystem väljer att certifiera sig enligt en eller flera standarder, så som ISO 9000, ISO 14000 etcetera. En certifiering indikerar på att organisationen tar sitt ansvar och värnar om sin relation med intressenter. Det är emellertid en vanlig uppfattning att certifierade verksamhetsledningssystem är trögrörliga och byråkratiska, samt att de kräver extra resurser med avseende på dokumenthantering. Ett väl fungerande verksamhetsledningssystem gör det möjligt att effektivt kombinera krav från olika standarder med föreskrifter från myndigheter och specifika krav från ägare och kunder för att effektivt förmedla dessa ut i organisationen för att således uppfylla kraven från olika intressenter.

Syftet med detta examensarbete är att undersöka och identifiera vad användarna har för behov och krav på ett verksamhetsledningssystem. Vidare jämförs dessa med trender som finns inom området för att i slutändan kunna ta fram rekommendationer på ett framtida verksamhetsledningssystem som överensstämmer med användarnas behov. En fallstudie har genomförts vid GKN Aerospace Sweden AB, vilken utgör en bas för hur organisationer i flygindustrin kan hantera sitt verksamhetsledningssystem, samt en grund för förbättringsförslag. En litteraturstudie har genomförts, för att få en förståelse för ämnet, medan den empiriska delen ger insikt i hur ett verksamhetsledningssystem kan användas i praktiken.

Intervjuer och fokusgrupper har genomförts för att erhålla användarnas syn på ett verksamhetsledningssystem. För att identifiera och kartlägga framtida trender inom området har källor av aktuell natur undersökts, så som tidskrifter, undersökningar och rapporter som har publicerats det senaste året. Dessutom har personer med gedigen erfarenhet av att ha arbetat med verksamhetsledningssystem intervjuats för att få ett bredare perspektiv på området.

Ett av de viktigaste resultaten från analysen är integrationen mellan verksamhetsledningssystemet och den operativa verksamheten. Man kan säga att olika typer av ledningssystem, exempelvis sådana med fokus på kvalitet eller miljö, kommer att vara så väl integrerade i framtiden att det endast kommer att behövas ett enda övergripande verksamhetsledningssystem. Därmed kommer integrering av olika typer av ledningssystem inte att behövas. Ett framtida verksamhetsledningssystem bör även vara så väl integrerat i den operativa verksamheten och användargränssnitt att de anställda kommer att kunna genomföra sina dagliga arbetsuppgifter utan att lägga märke till verksamhetsledningssystemets funktion. Från resultatet av denna studie har ett antal rekommendationer tagits fram gällande hur resan mot ett integrerat verksamhetsledningssystem påbörjas.