Nyckelfaktorer för att uppnå miljöcertifiering : en fallstudie av implementeringen av ISO 14001 på Sveriges lantbruksuniversitet

Abstract: För att säkerställa svenska statliga myndigheters bidrag till en långsiktigt hållbar samhällsutveckling har regeringen infört ett lagkrav på att myndigheterna ska införa certifierade miljöledningssystem (MLS) som systematiska verktyg för miljöarbetet. Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) är en av dessa myndigheter och år 2009 beslutades att hela universitetet skulle certifieras enligt ISO 14001. Slutdatumet för färdig implementering var ursprungligen år 2011, men detta har successivt skjutits upp och är nu satt till slutet på år 2013. Implementeringen har skett enhetsvis och i dagsläget återstår flera enheter vilket gör att slutdatumet troligen inte kommer att hållas. Eftersom implementeringsmålet inte uppnås enligt tidsplan är det troligt att hindrande faktorer för arbetet existerar, vilket är vanligt förekommande vid MLS-implementeringar. Syftet med denna uppsats är därför att analysera framgångsfaktorer för att uppnå miljöcertifiering vid en statlig myndighet i en akademisk kontext, för att se hur hindren kan överkommas. Utifrån en litteraturgenomgång redogörs för vilka framgångsfaktorer som tidigare forskning indikerar är relevanta vid MLS-implementering. Dessa faktorer analyseras sedan i en fallstudie av SLU. Semistrukturerade intervjuer genomförs med personer som har insyn i miljöarbetet och som har arbetat med implementeringar på SLU. Målet är att dra lärdom av redan genomförda implementeringar och ge förslag på hur framgångsfaktorerna kan underlätta det fortsatta arbetet. De framgångsfaktorer som identifieras i litteraturgenomgången kategoriseras enligt följande teman; ”Resurser, roller, ansvar och befogenheter”, ”Kompetens, utbildning och medvetenhet”, ”Kommunikation” och ”Organisationsspecifika förutsättningar”. I studien framkommer det bland annat att ett mer aktivt stöd från SLUs högsta ledning önskas av medarbetare. Detta skulle kunna leda till mer tillgängliga resurser för MLS-arbetet och att stödet ökar även längre ned i organisationen. Det verkar också som att befogenheten hos akademiska ledare kan skilja sig något från den hos företagsledare, vilket kan leda till vissa befogenhetsproblem. Förslag på sätt att minska befogenhetsproblem hos nyckelpersoner i implementeringsprocessen ges. Kompetens, utbildning och medvetenhet är viktigt på SLU och är inget som kan tas för givet trots stor intern miljökunskap. Mer grundläggande utbildning i vad ett MLS är, på alla nivåer i organisationen, önskas av många och skulle kunna ge flera positiva effekter. Kommunikationen uppfattas generellt sett inte utgöra ett stort problem idag, däremot upplever inte medarbetarna att SLUs högsta ledning kommunicerar kring MLS-arbetet. En ökad kommunikation mellan ledningsnivå och medarbetare kan tydligare signalera ledningens stöd i frågan och leda till ökad medvetenhet hos medarbetare i organisationen. Att redan nu förbereda effektiva kommunikationssätt inför ett universitetsövergripande certifikat kan också vara viktigt, eftersom kommunikationsvägarna då blir längre. Det finns flera organisationsspecifika förutsättningar att ta i beaktning på SLU. Även inom SLU kan förutsättningarna i viss mån variera mellan enheter, vilket bör beaktas i implementeringsprocessen. Den akademiska miljöns frihet verkar till viss del krocka med det strukturerade arbetssätt som ett MLS innebär, vilket kan leda till förändringsmotstånd. Att tydliggöra fördelarna som ett MLS kan bidra med är därför viktigt. Sättet som implementeringen har skett på, det vill säga underifrån och enhetsvis, uppfattas som ineffektivt av många och mer central koordinering önskas. För att göra arbetet mer effektivt nämns ökad central koordinering som en lösning. SLUs geografiska utspriddhet kan också vara en försvårande faktor i implementeringsarbetet och är viktig att ha i åtanke. Denna studie stödjer vad flera tidigare studier har kommit fram till gällande framgångsfaktorer. De teman som används som analysverktyg är relevanta i SLUs kontext och ger upphov till flera förslag för det fortsatta arbetet. Resultaten är troligen generaliserbara till andra statliga myndigheter i en akademisk kontext, däremot är den stora interna miljöexpertisen är något som särskiljer SLU i sammanhanget.