Värdeflödeskartläggning av vaktmästeritjänsteleveransen vid Rosenlunds sjukus och Mariamottagningarna

Abstract: Locum AB har i uppdrag av Stockholms läns landsting att förvalta vårdens fastigheter. För att underlätta för sina hyresgäster erbjuder Locum Facility Management-tjänster dit bland annat vaktmästeri och andra kringaktiviteter ingår. För att vara förberedda på och kunna anpassa sig efter hur deras hyresgästers behov har förändrats över tid vill de utföra en kartläggning över vilka arbetsuppgifter som deras upphandlade entreprenörer gör i dagsläget och ifall det går att effektivisera dessa. Detta ledde till denna rapport- Värdeflödeskartläggning över vaktmästeritjänsteleveransen vid Rosenlunds sjukhus och Mariamottagningarna, där en värdeflödeskartläggning genomförs för att kartlägga vilka arbetsuppgifter som utförs av vaktmästerientreprenören, om det går att identifiera några slöserier inom detta system och ifall dessa eventuella slöserier i går att eliminera eller minska. En värdeflödeskartläggning är ett verktyg där en verksamhets värdeflöden kartläggs med utgångspunkt med hur det ser ut i nuläget, och med ett framtaget framtida målläge med en uppfattning om hur det går att tänka sig att det borde fungera i framtiden. Med dessa som grund analyseras sedan nuläget för att identifiera slöserier, och utifrån dessa observationer och med målläget som utgångspunkt kan sedan en handlingsplan tas fram med syftet att eliminera dessa slöserier. Denna rapports fokus ligger främst på att kartlägga nuläget, och därefter analysera huruvida dessa slöserier går att minska. Rapporten ger en bild av vilka arbetsuppgifter som utförs av vaktmästerientreprenören i dagsläget, och hur dessa arbetsuppgifter utförs. Kartläggningen av vaktmästeritjänsteleveransen visade också att det fanns slöserier, men att dessa till största del berodde på anledningar som låg utanför entreprenörens kontroll. De enskilt största slöserierna som identifierades var väntan på hiss på Rosenlunds sjukhus och att vaktmästaren på Mariamottagningarna var tvungen att gå och hämta samt lämna post som skickades från hyresgästerna på ett postkontor. Rapporten ger förslag på hur dessa slöserier skulle kunna elimineras. Detta innebär att den tid som skulle kunna frigöras då skulle kunna läggas på att utföra andra arbetsuppgifter som adderar värde för hyresgästerna. I de nämnda fallen skulle dessa slöserier kunna elimineras genom förskjutna arbetstider så att aktiviteter som kräver hiss inte utförs då det är högt tryck på hissarna, samt att posten levereras och hämtas från Mariamottagningarna. Med den värdeflödeskartläggning som gjorts över nuläget på de båda vårdenheterna har beställaren av rapporten en möjlig grund att utgå ifrån för framtida arbete med att kunna erbjuda sina hyresgäster en bättre service och möjligheter till att bedriva sin verksamhet med bästa möjliga förutsättningar. Denna rapport visar också att det är möjligt att tillämpa en värdeflödeskartläggning på ett system där processerna kan variera sett över olika dagar. Detta då de modeller över hur värdeflödeskartläggningar inom administration och tjänster hittills till mestadels utförts på standardiserade stödjande processer inom tillverkningsindustrin.