Chefers syn på administration inom stadsbyggnadsförvaltning

Abstract: Denna studie syftar till att beskriva chefers syn på administration inom stadsbyggnadsförvaltning och att identifiera förbättringsmöjligheter inom administrativt arbete. Studien bygger på fem individuella, kvalitativa intervjuer och en workshop. I studien deltar fyra enhetschefer och en avdelningschef från en stadsbyggnadsförvaltning i Sverige. Till detta tillkommer en litteraturdel som baseras på bilden av chefsarbete, chefsrollen i offentlig sektor och två förbättringsstrategier Lean och Sex Sigma. I workshopen används Sex Sigma´s fiskbensdiagram som verktyg. Informanternas syn på administration är framförallt att den anses som nödvändig. Samtliga upplever att administration upptar en rimlig andel av deras arbetsuppgifter. Den totala arbetsbördan kan periodvis bli omfattande. I och med att administration ingår i alla arbetsuppgifter växer de administrativa uppgifterna i takt med att de övergripande uppgifterna blir fler. IT-systemen för administration är inte alltid användarvänliga och upplevs som omständiga samt krångliga. Inom personaladministration existerar det många parallella system vilket är tidskrävande och tar energi. Allt detta medför att informanterna i studien behöver hjälp av HR-avdelningen. HR-stödet fungerar mycket bra. Chefernas beroende av HR-supporten för att kunna hantera de många, krångliga och parallella systemen skapar dock omständiga administrativa processer med lång genomloppstid och därmed en sårbar situation. Det finns därför anledning att se över de processer där administration ingår och därefter bygga upp behovsanpassade samt användarvänliga IT-system. Chefers beroende av HR-supporten inom stadsbyggnadsförvaltning bör även analyseras för att bibehålla en robust organisation.